Русский
GUARANT CTO
Новости
О нас
Почему нас выбирают
Услуги
Вопрос-ответ
Контакты
Новости
 

15.06.07
Опубликован список наших работ за 2006-2007 год

Список можно посмотреть в разделе "О нас->Наши работы"...   подробнее

09.11.06
Открытие офиса в гостинице «Космос» (129366, Москва, Проспект Мира, 150)

Учредитель ООО «Гарант СТО Интернешнл», Компания «Сити Турист Офис» в рамках развития конгрессного бизнеса заключила договор с гостиницей «Космос» на комплексное обслуживание, теперь компания располагает большой квотой номеров в этом отеле, что позволяет оперативно подтверждать бронирование по ценам, ниже официальных цен гостиниц до 50%, также данный факт позволяет рассматривать возможности ГК "Космос" как площадку для проведения мероприятий форматом до 2000 участников....   подробнее

06.12.05
ЕВРОПЕЙСКИЙ ОПЫТ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ПРИХОДИТ В РОССИЮ

В понедельник 12 июня 2005 года в 11 часов утра по Московскому времени состоялось подписание учредительного договора компании «Гарант СТО Интернешнл». Основная цель создания новой компании - организация конгрессов и конференций в России на высоком профессиональном уровне....   подробнее

 
 
Подписка
 
 
 
 

ГЛОССАРИЙ ПО КОНГРЕССНОЙ ТЕМАТИКЕ

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ КОНГРЕСС?

Международная организация, которая не имеет специального Отдела Организации Конгрессов, но все-таки решает провести подобное мероприятие, может ужаснуться тому кругу задач, которые ей придется решать в связи с этим. Мы надеемся, что это краткое руководство поможет Вам справиться с тяготами организации большого мероприятия, или, по крайней мере, привлечет Ваше внимание к наиболее важным моментам, о которых никогда не следует забывать. МАЛЫЙ ГЛОССАРИЙ КОНГРЕССНЫХ ТЕРМИНОВ, который Вы найдете в конце этого руководства, поможет Вам в том случае, если что-то в тексте руководства останется неясным. Значение непонятного подчеркнутого слова Вы сможете узнать, просто щелкнув по нему мышкой.

ПОДГОТОВКА КОНГРЕССА

В большинстве случаев международная ассоциация, которая организует конгресс (в дальнейшем – организатор) назначает Международный Оргкомитет и Местный Оргкомитет; эти две организации являются ответственными за проведение планируемого конгресса. Иногда бывает необходимо перепоручить устройство конгресса третьей организации; в этом случае Местный Оргкомитет разрабатывает критерии (или пересматривает и дополняет ранее разработанные) и рассылает их заинтересованным агентствам (либо другим организациям), которые располагаются в предполагаемой стране проведения конгресса.

После (или даже до) того, как от заинтересованных агентств получены конкурсные предложения, Местный Оргкомитет полностью или частично передает ответственность за проведение мероприятия Профессиональному Организатору Конгрессов ( PCO, от англ. Professional Congress Organiser). Местный Оргкомитет также планирует бюджет, резервирует подходящую площадку для проведения конгресса, бронирует места в одной или нескольких гостиницах, составляет список предполагаемых делегатов, а также проводит финансовый анализ предстоящего мероприятия. Кроме того, Местный Оргкомитет может назначить Научный Комитет, который будет заниматься подготовкой содержания мероприятия.

Местный Оргкомитет и РСО совместно открывают банковские счета, обеспечивают, в случае необходимости, спонсорскую поддержку мероприятия, подготавливают тезисы конференции, готовят первое и второе извещения, а также рекламируют предстоящее событие на более ранних мероприятиях. Кроме того, они рассылают участникам просьбу о присылке материалов и определяют тему конгресса (тема обычно определяется организатором вместе с Местным Оргкомитетом), то есть тот общий вопрос, которого так или иначе должны касаться все презентации, представленные на конгрессе. Полная программа конгресса должна быть составлена и напечатана до начала конгресса; экземпляр этой программы обязательно должен входить в Пакет Участника.

Но даже после того, как все основные административные задачи вроде бы выполнены, все еще остается достаточно много проблем: это и финансовый аудит, и подготовка культурной программы для участников, дизайн и печать рекламных материалов и информационных брошюр, разработка Интернет-сайта мероприятия, подготовка регистрации делегатов и обработка из запросов на размещение в гостиницах, наем временного обслуживающего персонала, установка информационно-справочной стойки в аэропорту и в гостиницах, подготовка материалов конференции для раздачи делегатам, печать именных бейджей участников, покупка цветов для украшения залов, общение с печатными изданиями и другими СМИ, организация перевозок, трансферы в аэропорт и т.д. Культурная программа, предлагаемая на конгрессах, зачастую очень обширна и включает в себя не только пре- и постконгрессные туры, но еще и вечерние неформальные мероприятия, не говоря уже о торжественных банкетах и отдельной обширной программе для гостей, сопровождающих делегатов.

ПРОВЕДЕНИЕ КОНГРЕССА

По устоявшейся традиции, конгресс начинается с церемонии открытия, после которой следуют пленарные и параллельные заседания. Что касается рабочего языка конгресса, то его выбор остается за организатором; тем не менее, устроители обычно организуют синхронный перевод на протяжении всего мероприятия

Профессиональные Организаторы Конгрессов обычно нанимают обслуживающий персонал (т.н. хостесс, от англ. hostess), роль которого состоит в том, чтобы помогать делегатам ориентироваться как в программе мероприятия, так и в расположении залов в конгресс-центре. Хостесс следят за ходом мероприятия и на месте решают возникающие мелкие проблемы. Если организаторы на прибегают к услугам РСО, то обязанности по найму такого персонала возлагаются на Национальный Оргкомитет мероприятия. Национальный Оргкомитет обычно нанимает такой персонал у РСО или пользуется услугами агентства, рекомендованного ему владельцем площадки, на которой проходит мероприятие.

Все площадки, на которых проходит конгресс, должны быть снабжены указателями, чтобы делегаты смогли легко ориентироваться в зданиях.

Делегатам также потребуется кейтеринг, или выездное ресторанное обслуживание (кофе, чай, легкие прохладительные напитки на каждом перерыве, обед). В конференц-залах должно быть установлено оборудование для аудиовизуального сопровождения выступлений докладчиков, для обслуживания которого необходим квалифицированный персонал. Более того, устроителям необходимо позаботиться о службе безопасности, а также об оказании первой медицинской помощи в случае возможных экстремальных ситуаций. Также необходимо застраховать мероприятие, чтобы обеспечить покрытие издержек в случае возникновения каких-либо сложностей, связанных с мероприятием, или его отмены.


МАЛЫЙ ГЛОССАРИЙ КОНГРЕССНЫХ ТЕРМИНОВ

Тезисы

Это краткое изложение выступлений докладчиков, обычно подготавливаемое ими самими и предоставляемое организаторам заранее, до начала конгресса. Тезисы конференции обычно публикуются отдельным изданием, а также доступны в Интернет и на CD- ROM.

Кейтеринг (выездное ресторанное обслуживание)

По окончании утреннего и дневного заседаний для делегатов организуется, соответственно, обед и ужин; кроме того, в течение обоих заседаний организуются кофе-брейки (перерывы на кофе, от англ. coffee- break), на которых гостям подают кофе, чай и легкие прохладительные напитки. На обед к делегатам также могут присоединяться сопровождающие их гости, если их программа и бюджет мероприятия позволяют это.

Транспорт

Для делегатов необходимо организовать трансфер в аэропорт; также необходимо организовать перевозку делегатов из отеля в конгресс-центр и обратно. Культурные мероприятия и экскурсионные поездки тоже не обойдутся без транспорта.

Сопровождающие лица

На многих конгрессах делегатам разрешено приезжать на конгресс со своими супругами, причем на очень благоприятных условиях. На протяжении всего конгресса для сопровождающих делегатов гостей организуются различные развлекательные мероприятия, экскурсии и поездки.

Программа конгресса

представляет собой подробный план каждого дня конгресса, включая списки докладчиков и темы семинаров, а также содержит важную информацию о площадках и обзор планируемых культурных мероприятий.

Торжественный банкет

Официальный и торжественный ужин, который организуется в один из вечеров в тщательно выбранном и обычно весьма престижном ресторане или зале.

Страна проведения

Страна, в которой проходит конгресс.

Бейджи

Каждый делегат получает бейдж (небольшую пластиковую табличку) с его или ее именем, которую следует прикрепить к одежде и носить в течение всего конгресса. Бейджи выдаются делегатам при регистрации и входят в Пакет Участника. Бейджи изготавливаются на основании базы данных зарегистрированных участников.

Пакет Участника

Это материалы, которые получает каждый делегат конгресса при регистрации, непосредственно или вскоре после прибытия. Обычно в Пакет Участника входят брошюры с информацией о стране и городе, в которых проводится конгресс, последняя версия программы конгресса, а также все информационные брошюры, которые доступны участникам в течение конгресса.

Площадка

Конгрессы обычно проводятся на территории конгресс–центра, гостиницы или университета. Место, где проводится конгресс, и называется «площадкой». Площадки необходимо резервировать задолго до начала планируемого мероприятия, с тем чтобы условия в точности удовлетворяли всем требованиям организатора.

Цветы

Цветы – это более важный элемент мероприятия, что может показаться! Они используются для украшения залов для проведения конгресса.

Местный Оргкомитет

Это группа людей, обычно являющихся членами ассоциации-организатора из страны проведения конгресса. Члены оргкомитета отвечают за организацию конгресса, проходящего в их стране.

Конкурсное предложение

Документ, который подготавливает страна, желающая выступить в роли принимающей стороны. Конкурсное предложение содержит сопроводительное письмо, краткую информацию о стране и городе, который предлагается для проведения конгресса, предварительный план программы конгресса, а также примерный бюджет. Конкурсное предложение должно быть составлено в соответствии с требованиями, предъявляемыми организатором. На основании поступивших ему конкурсных предложений организатор отбирает страну проведения конгресса.

Параллельные заседания

В течение конгресса проходят семинары, ограниченные заседания и рабочие мастерские. Эти заседания обычно проходят одновременно, и делегаты должны выбрать из них то, которое заинтересует их больше всего.

PCO

РСО – это сокращение от английского « Professional Congress Organiser», или, по-русски, Профессиональный Организатор Конгрессов.РСО – это компания, специализирующаяся на организации конгрессов и подобных мероприятий. Местный Оргкомитет обычно полностью или частично передает РСО обязательства по подготовке и проведению мероприятия. При проведении крупномасштабного конгресса могут также потребоваться услуги компании-Профессионального Организатора Выставок (РЕО, от англ. « Professional Exhibition Organiser»).

Пленарные заседания

Пленарные заседания обычно проходят в главном зале конгресса, обычно в начале и в конце мероприятия. На них обычно присутствуют все делегаты.

Научный Комитет

отвечает за подготовку содержания конгресса, включая темы пленарных заседаний и семинаров, а также за выбор докладчиков надлежащего уровня. В Научный Комитет входят члены национальной ассоциации, назначаемые Местным Оргкомитетом.

Первое и второе извещения

Первое извещение – это приглашение, которое рассылается предполагаемым делегатам конгресса. Предполагаемый делегат, который получает такое письмо, может выразить свою заинтересованность в участии, просто ответив на него. В этом случае по прошествии некоторого времени ему присылается второе извещение, которое содержит подробную регистрационную форму участника.

Пре- и постконгрессные туры

Эти туры обычно организуются в сотрудничестве с каким-либо местным туристическим агентством. Эти экскурсионные поездки позволяют делегатам увидеть страну проведения конгресса с точки зрения туриста. Туры могут продолжаться 2, 3 или даже 4 дня; в течение которых делегаты посещают много достопримечательных мест. Иногда в рамках таких туров предлагаются программы «активного отдыха».

Регистрация

включает в себя обработку регистрационных форм предполагаемых участников мероприятия. Все, от заявок на размещение делегатов в гостиницах до сведений об их особых пожеланиях и потребностях, заносится в компьютерную базу данных.

Бюджет

Представляет собой обзор прихода и расхода денежных средств, на проведение мероприятия. Приход составляют организационные взносы участников и взносы спонсоров; в расходах перечисляются все издержки, связанные с организацией и проведением конгресса.

Синхронный перевод

Синхронный перевод используют в том случае если на конгрессе более чем один рабочий язык. Для синхронного перевода необходимо специальное оборудование и специальным образом обученные переводчики. Но, несмотря на все трудности, обеспечить синхронный перевод очень важно, так как при этом делегаты получают возможность слышать выступления участников на своем родном языке.

Культурная программа

Совместные обеды, ужины и другие мероприятия важны для установления новых знакомств профессиональных контактов между участниками. Не менее важную роль в этом играет также культурная программа мероприятия, которая включает в себя туры, экскурсионные поездки и посещение различных достопримечательностей; культурная программа подготавливается как для самих делегатов, так и для сопровождающих их лиц.

Спонсоры

Зачастую спонсорские взносы – неотъемлемая часть бюджета мероприятия. Вовлечение спонсорских компаний в организацию мероприятия может принимать самые разнообразные формы (например, выставки, совместные симпозиумы, и т.п.); спонсоры могут поддерживать мероприятие либо финансово, либо предоставляя различные материалы, необходимые для его проведения.

Информационно -справочная стойка

Информационно-справочная стойка для делегатов обычно располагается в аэропорту либо в отелях. Здесь делегаты могут получить информацию о том, в какое время и откуда именно отправится автобус, который отвезет их в отель или на очередное заседание конгресса.

Просьба о присылке материалов

Это – форма, которая высылается тем делегатам, кто может быть заинтересован в предоставлении другим делегатам конгресса материалов, документов или отчетов, касающихся доклада, который будет сделан этим делегатом на конгрессе.

Интернет-сайт

Сейчас Интернет-сайты широко используются для распространения информации и рекламы предстоящего конгресса. Также на сайте мероприятия обычно можно пройти процедуру регистрации для участия в нем.

Церемония открытия

является официальным началом конгресса . Помимо прочего, на этой церемонии гостям обычно рассказывается о стране проведения конгресса, а представители национальной ассоциации-организатора выступают с приветственными речами.

 
Новости     |     О нас     |     Почему нас выбирают     |     Услуги     |     Вопрос-ответ     |     Контакты GUARANT CTO
English Русский Mail Home